ابلاغ بخشنامه تقویت پایش داخلی مالی

به گزارش بورس نیوز، در ابلاغیه بیژن زنگنه آمده است: به‌منظور تقویت کنترل‌های داخلی، صیانت از اموال بیت‌المال، موارد زیر برای اجرا ابلاغ می‌شود. شرکت‌ها مکلفند این ابلاغیه را بلافاصله به شرکت‌ها، مدیریت‌ها و ادارات زیرمجموعه خود ابلاغ و بر اجرای دقیق آن نظارت کنند.

در این ابلاغیه منظور از شرکت، کلیه شرکت‌های اصلی و فرعی و تابعه آنها، مدیریت‌ها، مناطق عملیاتی، مناطق شرکت ملی پخش، دانشگاه و پژوهشگاه صنعت نفت و موسسه مطالعات انرژی است.

۱- مسئولیت واحد خزانه/ حسابداری خزانه در پرداخت‌ها، صرفا به صدور چک و در دریافت‌ها صرفا به صدور رسید وجه محدود می‌شود و این واحد نقشی در عملیات ثبت حساب و صدور دیگر اسناد مالی (دریافت، پرداخت و روزنامه) از جمله جابه‌جایی وجوه بین حساب‌های بانکی و ثبت کارمزد ندارد (این امر مانع رویت حساب‌ها توسط واحد خزانه نخواهد بود).

هر بخشی از این فعالیت‌ها که در حال حاضر در واحد خزانه، حسابداری خزانه یا اسامی مشابه آن انجام می‌شود باید حداکثر تا تاریخ ۳۱ شهریورماه ۱۳۹۸ به دیگر واحد‌های امور مالی منتقل شود (در شرکت‌های ملی نفت، ملی پالایش و پخش، ملی صنایع پتروشیمی به حسابداری مالی و در شرکت ملی گاز به حسابداری فروش و صادرات/ حسابداری اسناد و هزینه).

به همین تناسب نیز ساختار سازمانی مدیریت امور مالی هر شرکت باید توسط مهندسی ساختار آن با همکاری معاونت توسعه سرمایه انسانی وزارت نفت به فوریت اصلاح شود.

 ۲- شرکت‌ها می‌بایست تمامی حساب‌های بانکی (اعم از درآمدی یا هزینه‌ای خود را تا تاریخ ۳۱ مردادماه ۱۳۹۸ به مدیر مالی شرکت اصلی مربوط اعلام و با هماهنگی وی حداکثر تا تاریخ ۳۱ شهریورماه ۱۳۹۸ نسبت به حداقل نمودن تعداد آن‌ها با رعایت مقررات قانونی اقدام کنند.

۳- برای هر حساب بانکی حداکثر یک فقره دسته چک به صورت هم‌زمان برای استفاده در اختیار صادرکننده چک در شرکت قرار گیرد و تا زمان اتمام برگه‌های یک دسته چک نباید از دسته چک جدید استفاده شود.

۴- کلیه حساب‌های بانکی درآمدی شرکت‌ها، یک‌طرفه شده و برداشت از محل موجودی این حساب‌ها و واریز به حساب‌های هزینه‌ای صرفا با درخواست مدیر مالی شرکت و تایید مدیر مالی شرکت اصلی، در سقف بودجه مصوب آن شرکت مجاز است. شرکت اصلی هم مجاز به تفویض اختیار در این خصوص نیست.

۵- کلیه شرکت‌ها برای افتتاح هرگونه حساب بانکی جدید، می‌بایست مجوز مدیرعامل شرکت اصلی را اخذ و پس از طی مراحل قانونی اقدام کنند.

 ۶- با توجه به تنگنا‌های اقتصادی موجود، به منظور اطمینان از پرداخت کامل و به‌موقع حقوق و مزایای کارکنان، لازم است پرداخت حقوق و مزایای کلیه کارکنان رسمی، مدت معین و مدت موقت همه شرکت‌های فرعی و تابعه هر شرکت اصلی، حداکثر از مهرماه ۱۳۹۸ به صورت متمرکز از طریق امور مالی شرکت اصلی انجام شود. این حکم شامل دانشگاه و پژوهشگاه صنعت نفت، موسسه مطالعات انرژی، سازمان بهداشت و درمان صنعت نفت، شرکت‌های پیمانکاری مانند ملی حفاری، پتروپارس و پترو ایران و نیز شرکت‌هایی که در فهرست واگذاری قرار دارند مانند پالایشگاه‌های اراک و آبادان، نمی‌شود.

 ۷- شرکت‌ها اجازه ندارند بودجه مربوط به حقوق و مزایای کارکنان (اعم از رسمی، پیمانی، قراردادی و پیمانکاری) را در سرفصل دیگری هزینه کنند.

 ۸- کلیه پرداخت‌های مربوط به پیمانکاران سرمایه‌ای شرکت ملی نفت ایران و زیرمجموعه‌های آن، در این شرکت به صورت متمرکز انجام شود.

۹- کلیه ذیحسابان و مدیران مالی شرکت‌ها مکلفند که چک‌ها را منحصرا با ذکر نام و شماره حساب اشخاص حقیقی و حقوقی ذی‌نفع و خط زدن قسمت «حواله‌کرد» صادره کنند. چک‌های صادره به هیچ‌وجه به ذی‌نفع تحویل نشده و پس از تکمیل امضا، مستقیما توسط چک‌رسان یا کارمند اداره خزانه هر شرکت برای کارسازی به حساب‌های اعلام شده، به بانک تحویل و رسید واریزی از بانک اخذ شود. در موارد استثنایی صدور چک در وجه اشخاص حقیقی حداکثر تا ۵ میلیون تومان مجاز است.

 ۱۰- چک مخدوش و پشت‌نویسی شده توسط امور مالی شرکت‌ها صادر نشود، همچنین باید با بانک‌های عامل همکار هماهنگ شود که از پذیرش چک‌های مخدوش و پشت‌نویسی‌شده خودداری نمایند و هم‌زمان نیز به بانک‌ها اعلام شود که اینگونه موارد فاقد اعتبار است.

۱۱- با هماهنگی بانک‌های عامل همکار، امکان مشاهده برخط حساب جاری و تغییرات آن باید برای مدیرعامل، مدیر امور مالی و سایر افراد ذی‌نفع مشمول (به تشخیص و اعلام کتبی مدیر مالی) حداکثر تا ۳۱ شهریورماه ۱۳۹۸ فراهم شود. ضمن هماهنگی با بانک‌ها به گونه‌ای برنامه‌ریزی شود که تا تاریخ ۳۱ مهرماه ۱۳۹۸، امکان واریز وجه به حساب ذی‌نفعان (اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی) صرفا با درج شماره شناسه پرداخت (تعریف‌شده توسط امور مالی شرکت‌ها)، صورت پذیرد تا امکان تهیه صورت مغایرت مکانیزه نیز فراهم شود. این صورت‌ها می‌بایست حداقل در پایان هر هفته علاوه بر رئیس خزانه‌داری، توسط رئیس حسابداری نیز کنترل شود.

۱۲- صورت مغایرت بانکی باید به صورت مکانیزه و توسط فردی غیر از صادرکننده چک و کسانی که مسئول حسابداری وجه نقد هستند، تهیه و پس از تجزیه و تحلیل، گزارش مربوطه به مدیران عامل و مدیران مالی شرکت ارائه شود. تهیه صورت مغایرت تا زمان انجام مکانیزه آن، به صورت دستی و حداکثر ماهانه تهیه و در اسرع وقت تجزیه و تحلیل و ارائه شود. در مورد حساب‌های فعال که دارای تراکنش بالا هستند تهیه صورت مغایرت پس از دریافت صورتحساب در پایان هر هفته و یا حداکثر دو هفته یک بار (به تشخیص مدیر مالی) الزامی است.

۱۳- حداکثر تا ۳۰ آبان‌ماه ۱۳۹۸ با هماهنگی بانک‌های همکار باید صدور چک از فرآیند‌های پرداخت شرکت‌ها حذف شده و کلیه پرداخت‌ها به‌صورت الکترونیکی تهیه و از طریق توکن برای بانک‌ها ارسال شود.

 ۱۴- هرگونه وجوه دریافتی شرکت‌ها که به‌مدت بیش از سه ماه نزد شرکت باقی می‌ماند، از جمله ودایع و انواع سپرده‌ها، در اسرع وقت به حساب/ حساب‌هایی که توسط شرکت‌های اصلی در این ارتباط معرفی می‌شود، واریز شود. شرکت‌های اصلی تنها با مجوز هیات مدیره خود حق استفاده از وجوه مزبور را دارند. برای عودت این مبالغ به اشخاص ذی‌نفع نیز بنا به اعلام شرکت فرعی و با مسئولیت همان شرکت، شرکت اصلی اقدام به پرداخت همان وجه، صرفا به حساب ذی‌نفع اعلام شده، می‌کند.

 ۱۵- پس از تائید و تصویب اسناد مالی در سیستم‌های حسابداری، نباید امکان حذف و یا ویرایش اسناد مذکور وجود داشته باشد. در صورت وجود چنین قابلیتی در اسرع وقت باید از این بابت سیستم اصلاح شود. در موارد استثنا صرفا اطلاعات توسط تصویب‌کننده سند قابل اصلاح است.

 ۱۶- کلیه دسته چک‌های استفاده نشده، اسناد حسابداری و اصولا هر نوع اوراق دارای شماره سریال بایستی در امور مالی، نزد فردی غیر از استفاده‌کننده، نگهداری شده و پس از دریافت ته سوش‌های استفاده شده، با دریافت رسید در اختیار مسئولان مربوطه قرار گیرد.

مدیران عامل و مالی و حسابرسی داخلی شرکت‌ها هر کدام حسب مورد، مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این بخشنامه را برعهده دارند. اداره کل حسابرسی و امور مجامع وزارت نفت در پایان هر ماه موظف است با همکاری حسابرسی داخلی شرکت‌های اصلی عملکرد این بخشنامه را بررسی و گزارش کند.