بورس نیوز: اتوماسیون اداری فراگستر یکی از محبوب‌ترین نرم افزار‌های اتوماسیون اداری در ایران به ویژه میان هلدینگ‌ها و سازمان‌های بزرگی است که پراکندگی جغرافیایی دارند. برخی از بزرگترین سازمان‌های ایرانی مانند بانک ملی ایران، شرکت خدماتی ارتباطی ایرانسل، صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران، شهرداری تبریز و سازمان‌های زیرمجموعه آن، جمعیت هلال احمر جمهوری اسلامی ایران و سازمان جنگل‌ها، مراتع و آبخیزداری ایران از اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کنند. در ادامه به دلایل انتخاب این نرم‌افزار و مزایای آن برای سازمان‌های هلدینگی می‌پردازیم.
منظور از سازمان‌های هلدینگی چیست؟
منظور از هلدینگ‌ها، سازمان‌های عمدتاً بزرگی است که دارای یک سازمان مادر و تعدادی شرکت زیرمجموعه هستند و هر شرکت زیرمجموعه نیز به صورت مستقل، ولی تحت رهبری سازمان مادر فعالیت می‌کند. حتی ممکن است شرکت‌های زیرمجموعه هر کدام در نقاط جغرافیایی مختلف و دور از هم قرار گرفته باشند. برخی از سازمان‌های بزرگ هم ممکن است ساختار هلدینگی نداشته باشند، اما به خاطر پراکندگی جغرافیایی دارای شعب متعدد باشند. چنین سازمان‌هایی هم مانند سازمان‌های هلدینگی در استفاده از اتوماسیون و خودکارسازی مکاتبات خود دچار مشکلاتی می‌شوند.
معضلات سازمان‌های هلدینگی در استفاده از اتوماسیون چیست؟
اصلی‌ترین معضل سازمان‌های هلدینگی در استفاده از اتوماسیون اداری، ناشی از تعدد زیرمجموعه‌های آنهاست. هر یک از این سازمان‌های زیرمجموعه به مانند یک جزیره عمل کرده و به ناچار از سیستم‌هایی مجزا برای اتوماسیون مکاتبات و مدیریت فرآیند‌های خود استفاده می‌کنند. این سیستم‌ها نیز به نوبه خود باعث می‌شوند تا سازمان‌های زیرمجموعه برای ارتباط با یکدیگر و با شرکت مادر مجبور به استفاده از پروتکل‌های ECE شوند. پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات یا ECE به سامانه‌های مختلف اجازه می‌دهد به‌طور مستقیم تبادل مکاتبات و ارجاعات سازمانی داشته باشند.
وجود این سیستم‌های مجزا، حتی در صورت استفاده از ECE، باعث ایجاد مشکل در جمع آوری اطلاعات از شرکت‌های زیرمجموعه، عدم هماهنگی مابین اطلاعات، تاخیر در ارسال گزارشات و اطلاعات زیر مجموعه‌ها، یکسان نبودن فرمت اطلاعات، عدم کنترل دقیق، سریع و به روز در ارتباطات زیر مجموعه‌ها و هلدینگ، عدم دسترسی سریع و در لحظه به اطلاعات شرکت‌های زیرمجموعه و سایر معضلات برای مدیران سطوح ارشد یک هلدینگ می‌شود.
بهترین راهکار برای اتوماسیون سازمان‌های هلدینگی کدام است؟
بهترین راهکار برای حل معضلاتی که گفتیم، استفاده از یک سیستم اتوماسیون است که به معنای واقعی جامع و متمرکز باشد. بطوری که حتی اگر شرکت‌های زیرمجموعه از نرم افزار تخصصی حوزه کاری خود استفاده می‌کنند، بتوان با یک سیستم مرکزی، گزارشات کاملی از فعالیت‌ها و فرایند‌های اداری، مالی و حتی نحوه عملکرد کاربران دریافت کرد؛ آن هم بدون کاغذ بازی و تنها با چند کلیک ساده.
سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرایند‌های فراگستر با داشتن زیرسیستم چندسازمانی و با قابلیت اتصال به سایر نرم‌افزار‌ها و منابع اطلاعاتی شرکت با استفاده از API، این امکان را مدیران سازمان‌های هلدینگی فراهم می‌کند تا تمامی آمار و اطلاعات مورد نیاز خود را برای ارزیابی دقیق و تصمیم‌گیری به موقع در اختیار داشته باشند.
چرا سازمان‌های هلدینگی، اتوماسیون اداری فراگستر را ترجیح می‌دهند؟
با استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم چندسازمانی آن، نه تنها تمامی اطلاعات سازمان در یکجا جمع می‌شوند، بلکه نامه‌نگاری و تبادل داده میان آنها نیز در چتر یک سیستم و بدون واسطه انجام می‌شود.
به عنوان نمونه، تا قبل از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر، در مکاتبات میان شعبه‌های جمعیت هلال احمر جمهوری اسلامی ایران که در سرتاسر استان‌های ایران پراکنده بودند، پیوستگی وجود نداشت. در چنین حالتی، حتی ساده‌ترین نامه‌نگاری میان شعب مختلف این سازمان نیازمند ثبت آنها به عنوان نامه‌های وارده و صادره بود و امکان پیگیری لحظه‌ای وضعیت آنها و ارجاعاتشان وجود نداشت.
توانایی نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر برای ایجاد ارتباط میان سازمان‌های زیرمجموعه یک هلدینگ و یکپارچه‌سازی آنها با استفاده از زیرسیستم چندسازمانی، یکی از اصلی‌ترین دلایل محبوبیت آن در میان سازمان‌های بزرگ و هلدینگی در ایران است. این یکپارچگی، می‌تواند سرعت عمل این سازمان‌ها را افزایش دهد و ضمن کاهش هزینه‌ها، به تصمیم‌گیری سریع و موثر مدیران کمک می‌کند.
شرکت فراگستر حتی امکان انتقال و کانورت اطلاعات مربوط به سامانه‌های قبلی این سازمان‌ها را به یک دیتابیس یکپارچه برای آنها فراهم می‌کند. به این ترتیب بکارگیری اتوماسیون فراگستر به انتخابی راحت برای آنها تبدیل می‌شود.
ماژولار بودن فراگستر، ویژگی دیگری است که بر جذابیت آن برای سازمان‌های هلدینگی می‌افزاید. به طوری که این سازمان‌ها می‌توانند ابتدا نسخه پایه این سامانه را تهیه کرده و تنها در صورت نیاز و داشتن شرایط و فرصت لازم، برای توسعه آن با استفاده از ماژول چندسازمانی اقدام کنند.
همچنین شما می‌توانید دلایل برتری اتوماسیون فراگستر را نسبت به رقبای داخلی در اینجا مشاهده کنید.
نمونه‌های موفق پیاده سازی اتوماسیون اداری فراگستر در سازمان‌های هلدینگی
سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران
سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران یکی از بزرگترین سازمان‌های ایرانی است که تعداد کارکنان آن حدود ۵۰ هزار نفر بوده و صدها شرکت و سازمان زیرمجموعه دارد. این سازمان، پیش از استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر، از راهکار‌هایی استفاده می‌کرد که پاسخگوی نیاز‌های روزافزون این سازمان نبود و فرصت و امکان توسعه آنها نیز برای این سازمان فراهم نبود. به همین دلیل برای مدیریت منظم این سیستم‌ها و یکپارچگی آنها در کل سازمان، به سراغ اتوماسیون اداری فراگستر رفتند.
تیم پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر با تبدیل اطلاعات سابق این سازمان و تجمیع آنها در یک دیتابیس واحد و با ارائه زیرسیستم چندسازمانی این امکان را برای صداوسیما فراهم کرد تا تمامی سازمان‌های خود را تحت یک سیستم متمرکز، یکپارچه‌سازی کنند. تمامی این فرآیند در چندین مرحله و به صورت فاز به فاز به‌گونه‌ای انجام شد که کوچکترین خللی در فعالیت‌های این سازمان رخ نداد. سایر زیرسیستم‌های مورد استفاده توسط سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران شامل چندسازمانی، فرمساز و گردش‌کار، سامانه رصد، سامانه ملی سند (شمس)، سامانه SMS، تبدیل گفتار به متن، سامانه مدیریتی هشدار و پایش، گزارش‌ساز و امنیت نیز می‌شود.
جمعیت سازمان هلال احمر جمهوری اسلامی ایران
جمعیت هلال احمر جمهوری اسلامی ایران، یکی از سازمان‌های بزرگ ایرانی است که تعداد کارکنان آن حدود ۱۰ هزار نفر بوده و ۳۲ زیرمجموعه دارد. پراکندگی جغرافیایی شعبات جمعیت هلال احمر بیشتر از صداسیماست که باعث شده بود تا هر کدام از آنها به ناچار به صورت جزیره‌ای از یک سیستم مجزا استفاده کنند.
تیم پیاده‌سازی فراگستر توانست با تبدیل داده‌های مربوط به این سیستم‌های پراکنده و تلفیق آنها در یک پایگاه داده مرکزی، امکان استفاده راحت از اتوماسیون اداری فراگستر را همراه با زیرسیستم چندسازمانی آن برای جمعیت هلال احمر فراهم کند.
در حال حاضر، با بکارگیری سیستم یکپارچه اتوماسیون اداری فراگستر، برای مکاتبات درون سازمانی در جمعیت هلال احمر نیازی به ثبت در دبیرخانه، فکس نامه‌ها یا استفاده از ECE نیست و هزینه این ارتباطات تا میزان زیادی کاهش یافته است. سرعت این مکاتبات هم افزایش بسیاری یافته و امکان مشاهده سوابق آنها و پیگیری مکاتبات میان شعب مختلف جمعیت هلال احمر به وجود آمده است.
این سازمان از زیرسیستم‌های پیشخوان خدمات، نسخه موبایل PWA فراگستر، فرمساز و گردش کار، شناسه ملی سند (شمس)، تبدیل گفتار به متن و مکاتبات دارای طبقه‌بندی استفاده می‌کند.
شهرداری تبریز و کلیه سازمان‌های زیرمجموعه
شهرداری تبریز سازمانی بزرگ است که تعداد کارکنان آن بیش از ۱۰ هزار نفر بوده و بیش از ۳۰ زیرمجموعه با پراکندگی جغرافیایی دارد. زیرمجموعه‌های این سازمان شامل ۸ معاونت، ۱۲ اداره کل، ۱۸ سازمان زیرمجموعه (مانند سازمان مدیریت و نظارت بر تاکسیرانی، سازمان حمل‌ونقل ریلی شهرداری تبریز و ...)، کلیه شهرداری‌های مناطق ۱۰ گانه تبریز و تعدادی مدیریت و شرکت‌های زیرمجموعه (مانند شرکت واحد اتوبوسرانی تبریز و حومه) است. معضل اصلی شهرداری تبریز این بود که سابقاً از یک نرم افزار با سیستم‌های پراکنده برای خودکارسازی فعالیت‌های اداری خود و سازمان‌های زیرمجموعه‌اش استفاده می‌کرد و این باعث پراکندگی داده‌ها و سیستم‌های آنها شده بود.
برای رفع این مشکل، شهرداری تبریز استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر را برگزید و با استفاده از زیرسیستم چند سازمانی آن، تمامی مکاتبات و سیستم‌های زیرمجموعه‌های خود را یکپارچه‌سازی کرد. یکپارچه‌سازی این مجموعه با اتوماسیون اداری فراگستر، باعث تسهیل کارها، یکپارچه‌سازی داده‌های سازمان، ایجاد قابلیت ارجاع بین سازمانی و قابلیت رهگیری نامه‌ها، ارتقای عملکرد شهرداری تبریز و کاهش هزینه‌های آن شد. سایر زیرسیستم‌های مورد استفاده توسط مجموعه شهرداری تبریز شامل مدیریت مستندات، تبدیل گفتار به متن، نسخه موبایل PWA، فرمساز و گردش کار و زیرسیستم دولت الکترونیک نیز می‌شود.
بانک ملی ایران
یکی از موفق‌ترین نمونه‌های استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر، پیاده‌سازی آن در مجموعه بانک ملی ایران بود. این بانک با چالش‌هایی روبرو بود که برای رفع آنها نیازمند اتوماسیون اداری بود. از جمله نیاز به یکپارچه‌سازی شعبه‌های بانک ملی و نرم‌افزار‌های مورد استفاده در آنها، حذف کاغذ از فرآیند‌های سازمان، کنترل و مدیریت هزینه کاغذ‌ها و نگهداری سیستم‌های پراکنده، افزایش سرعت انجام کارها و استفاده از راهکارهای تحت وب داشت.
بانک ملی ایران برای رفع این چالش‌ها، نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر را انتخاب کرد. پیاده‌سازی اتوماسیون فراگستر در بانک ملی ایران از سال ۱۳۹۴ آغاز شد و بالغ بر ۷۰٫۰۰۰ کاربر در بیش از ۳۸۰۰ شعبه در داخل و خارج کشور را تحت پوشش قرار داد.
از اولین نتایج پیاده‌سازی این نرم‌افزار، کاهش بسیار بالای هزینه‌های اداری در نتیجه کاهش مصرف کاغذ و کاهش هزینه نیروی انسانی بود. اتوماسیون فراگستر همچنین باعث افزایش سرعت برقراری ارتباط میان کلیه اداره‌ها و شعب بانک ملی در سراسر کشور، افزایش شفافیت کارها، ایجاد امکان پیگیری دقیق وضعیت نامه‌ها و نحوه عملکرد کارکنان و تسهیل اتصال به سازمان‌های دیگری مانند ثبت احوال و ثبت اسناد فراگستر شد.
سایر زیرسیستم‌های مورد استفاده توسط بانک ملی ایران شامل مدیریت فرآیند، مدیریت مستندات، مدیریت ارتباطات، تبدیل گفتار به متن، نسخه موبایل PWA، زیرسیستم دولت الکترونیک، نسخه انگلیسی، امنیت و مانیتورینگ نیز می‌شود.
مزایای دیگر اتوماسیون اداری فراگستر برای سازمان‌های هلدینگی
افزایش سرعت
پراکندگی سیستم‌ها در سازمان‌های هلدینگی، منجر به کاهش سرعت و دقت در فرآیند‌ها و مکاتبات آنها می‌شود. زیرسیستم چندسازمانی فراگستر، ضمن حل این مشکلات، سرعت و چابکی این سازمان‌ها را افزایش می‌دهد. در واقع، افزایش سرعت مکاتبات و قابلیت پیگیری لحظه‌ای آنها را می‌توان، یکی از مزیت‌های کلیدی اتوماسیون اداری فراگستر برای سازمان‌های هلدینگی دانست.
تسهیل کارها و صرفه‌جویی در هزینه‌ها
قابلیت‌های دیگری مانند ارجاع بین سازمانی، یکپارچه‌سازی داده‌های سازمان و ماژول‌های متنوع و پیشرفته، کمک زیادی به تسهیل کارها در سازمان‌های هلدینگی می‌کند. این نرم افزار همچنین نقش مهمی در صرفه‌جویی در منابع سازمان‌های هلدینگی دارد، زیرا دیگر نیازی به استفاده از سامانه‌های متنوع با سرور‌های مجزا و مدیریت و نگهداری هر یک از آنها نخواهد بود. یکپارچه‌سازی این سامانه‌ها با زیرسیستم چندسازمانی اتوماسیون اداری فراگستر، به میزان زیادی از هزینه‌های این مجموعه‌ها می‌کاهد.
آموزش و پشتیبانی قوی
یکی از مزایای دیگر انتخاب اتوماسیون اداری فراگستر، آموزش‌های مربوط به آن است. فراگستر با برگزاری دوره‌های آنلاین و گرفتن آزمون از شرکت‌کنندگان، ابزار‌های لازم را برای بکارگیری بهینه سیستم در اختیار مشتریان قرار می‌دهد. به علاوه، این دوره‌ها نه تنها تکرار می‌شوند بلکه به صورت تعاملی برگزار می‌شوند. منظور از تعاملی این است که کلاس‌های آموزشی به‌گونه‌ای برگزار می‌شوند که شرکت‌کنندگان از چندین سازمان مختلف باشد. در این صورت، سوالات و جواب‌های افراد می‌تواند باعث یادگیری بهتر سایر شرکت‌کنندگان و شناخت بهتر آنها از قابلیت‌های سامانه شود. این نوع آموزش‌ها هم باعث افزایش کیفیت کار با سامانه و هم بالاتر رفتن رضایت کاربران و مشتریان می‌شود.
فراگستر علاوه بر دوره‌های آموزشی، خدمات پشتیبانی قوی به مشتریان خود ارائه می‌دهد. این پشتیبانی هم به صورت تلفنی و هم با ثبت تیکت آنلاین انجام می‌پذیرد. در موارد پشتیبانی از طریق ثبت تیکت، علاوه بر افزایش سرعت پاسخگویی، امکان مشاهده سوابق تیکت‌های هر کاربر یا سازمان و پاسخ‌های آن نیز وجود دارد. همچنین، قسمتی با عنوان پرسش‌های متداول نیز وجود دارد که می‌تواند پاسخگوی سوالات تکراری مشتریان باشد.
مزایای اتوماسیون اداری فراگستر به مواردی که ذکر کردیم ختم نمی‌شود. برخورداری از انواع گواهینامه‌های امنیتی، کاربرپسندی، بهبود مداوم سامانه با آپدیت‌های منظم و رایگان، اضافه کردن امکانات و قابلیت‌های متنوعی مانند ارجاع خودکار و ماژول‌های جدیدتر به آن و تولید مداوم راهنما‌ها و فیلم‌های آموزشی، در کنار قیمت مناسب و تلاش برای جلب رضایت مشتریان از دیگر دلایلی هستند که اتوماسیون اداری فراگستر به یکی از بهترین انتخاب‌ها برای سازمان‌ها و کسب و کار‌های هلدینگی در ایران تبدیل کرده است.
